Polityka Prywatności
Klauzula informacyjna do zleceń spedycyjnych i transportowych
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), informujemy:
1. Kto jest Administratorem Pana/Pani danych?
Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Wheelers System spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Tucholska 43, 01-618 Warszawa, KRS: 0000673167 (dalej: „Administrator”).
2. Jak można się skontaktować z Administratorem?
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
• kierując korespondencję tradycyjną na adres siedziby Administratora; lub
• za pośrednictwem następującego adresu e-mail: [email protected]
3. Kogo dotyczy ta klauzula informacyjna?
Ta klauzula informacyjna dotyczy przetwarzania danych osobowych osób fizycznych będących:
a) kontrahentami Administratora w ramach realizacji zleceń spedycyjnych lub transportowych (dalej każde z osobna jako „Zlecenie”), którzy są stroną takiego zlecenia spedycyjnego lub transportowego (dalej: „Kontrahenci”);
b) pełnomocnikami, przedstawicielami, pracownikami lub współpracownikami (np. pracownikami administracyjnymi, kierowcami przewoźników, opiekunami klientów) Kontrahenta (dalej: „Przedstawiciele Kontrahenta”).
4. Jakie kategorie danych osobowych przetwarza Administrator?
I. Jeśli jest Pan/Pani Kontrahentem będącym osobą fizyczną, Administrator przetwarza następujące kategorie Pana/Pani danych osobowych: imię i nazwisko, nazwa firmy oraz adres prowadzonej działalności gospodarczej; NIP, REGON, numer telefonu, adres e-mail, dane dotyczące rachunku bankowego, ewentualnie inne niezbędne dane.
II. Jeśli jest Pan/Pani Przedstawicielem Kontrahenta, Administrator przetwarza następujące kategorie Pana/Pani danych osobowych: imię i nazwisko, miejsce pracy i stanowisko, służbowy numer telefonu i służbowy adres e-mail, dane zawarte w pełnomocnictwie, jeżeli zostało przedłożone Administratorowi, podpis, ewentualnie inne niezbędne dane.
III. Jeśli jest Pan/Pani kierowcą przewoźnika wykonującym Zlecenie, wówczas Administrator przetwarza jego następujące dane osobowe: imię, nazwisko, numer pojazdu, służbowy numer telefonu. W przypadku zaistnienia szkody w ramach realizowanego przewozu, Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe kierowcy przewoźnika: dane z tachografu pojazdu z całego okresu przewozu, zapis GPS z całego okresu przewozu, dane osobowe zawarte w oświadczeniach złożonych przez tego kierowcę, dane osobowe objęte dowodem potwierdzającym uprawnienia kierowcy do wykonywania pracy w charakterze kierowcy, dane osobowe kierowcy wynikające z treści umowy zawartej przez Kontrahenta (przewoźnika) z kierowcą.
5. W jakich celach i na jakich podstawach prawnych Administrator przetwarza dane osobowe?
Jeśli jest Pan/Pani Kontrahentem, dane osobowe będą przetwarzane w celu:
• zawarcia i wykonania Zlecenia zawartego przez Pana/Panią z Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
Jeśli jest Pan/Pani Przedstawicielem Kontrahenta, dane osobowe będą przetwarzane w celu:
• zawarcia i wykonania Zlecenia zawartego pomiędzy Administratorem a Kontrahentem, którego Pan/Pani reprezentuje lub w imieniu którego wykonuje Pan/Pani to Zlecenie – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu prawidłowego zawarcia Zlecenia, a następnie możliwości jego wykonania, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
Ponadto, zarówno w przypadku Kontrahentów, jak i Przedstawicieli Kontrahentów, dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
• rozpatrzenia reklamacji lub przeprowadzenia postępowania reklamacyjnego w związku ze Zleceniem – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na realizacji zgłoszeń reklamacyjnych, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wypełniania ciążących na Administratorze obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji związanej z wykonaniem Zlecenia, dowodów księgowych, w przypadku, gdy Pana/Pani dane osobowe znajdują się w takich dokumentach – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami dotyczącymi rachunkowości i innymi właściwymi przepisami prawa podatkowego;
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi ze Zleceniem – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na możliwości ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń oraz obrony przed roszczeniami wynikającymi z tego Zlecenia, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne?
Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia Zlecenia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia, a następnie realizacji Zlecenia.
7. Z jakich źródeł pozyskiwane są dane osobowe?
W przypadku gdy jest Pan/Pani Kontrahentem, uzyskujemy dane osobowe bezpośrednio od Pana/Pani bądź samodzielnie z publicznie dostępnych rejestrów, takich jak np. CEIDG. Jeśli jest Pan/Pani Przedstawicielem Kontrahenta, Pana/Pani dane otrzymujemy od Kontrahenta w związku ze Zleceniem lub bezpośrednio od Pana/Pani.
8. Jak długo Administrator przetwarza dane osobowe?
Pana/Pani dane osobowe będziemy przechowywać przez okres trwania współpracy realizowanej na podstawie Zlecenia, a następnie po jego rozwiązaniu lub wygaśnięciu – do czasu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych związanych ze Zleceniem bądź prawomocnego zakończenia postępowania lub do upływu okresu wskazanego w odpowiednich przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej lub podatkowej, zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
9. Komu Administrator może przekazać dane osobowe?
Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności organom publicznym uprawnionym do kontroli działalności Administratora, a także podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, archiwizacji dokumentów, audytorom, doradcom prawnym lub podatkowym oraz dostawcom usług IT.
Pana/Pani dane osobowe mogą być również udostępniane podmiotom z grupy spółek Optima Logistics Group, do której należy Administrator.
10. Czy Administrator przekazuje dane osobowe do państw trzecich (poza EOG)?
Administrator przechowuje dane osobowe w infrastrukturze informatycznej dostarczanej przez podmioty zewnętrzne, w tym w skrzynkach mailowych, których serwery mogą być zlokalizowane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), a tym samym może przekazywać dane osobowe do odbiorców mających siedzibę poza EOG. Administrator przekazuje dane osobowe wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, w tym zgodnie z wymogami RODO, zawartymi m.in. w art. 46 RODO (w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych). Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu i sposobie udostępnienia danych można uzyskać kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w tej klauzuli.
11. Jakie przysługują Panu/Pani prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych w przypadkach i zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy przysługują Panu/Pani następujące prawa:
• dostępu do danych, w tym do uzyskania kopii danych,
• do sprostowania danych,
• do usunięcia danych,
• do ograniczenia przetwarzania danych,
• do przenoszenia danych – dotyczy to jedynie tych danych, które są przetwarzane przez Administratora na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) i w sposób zautomatyzowany (a więc tylko, jeśli jest Pan/Pani Kontrahentem),
• do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – dotyczy to przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes, kiedy zachodzą przyczyny związane z Pana/Pani szczególną sytuacją.
Ponadto ma Pan/Pani prawo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji tutaj.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem poprzez jeden ze sposobów wskazanych w pkt. 2 klauzuli.
12. Czy Administrator stosuje profilowanie lub automatyczne podejmowanie decyzji?
Administrator nie podejmuje decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu z wykorzystaniem Pani/Pana danych osobowych.